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湖北医药学院会计档案管理办法
2019-05-30 08:02  

为了加强学校会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第一章  总则

第一条本办法适用于学校及所属独立核算单位(以下简称所属单位)会计档案管理。

第二条学校会计档案由财务处和档案馆共同管理,定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前)等工作;档案馆负责对会计档案归档工作的指导、监督、检查及提供档案专用存放场地(或库房),财务档案的利用工作由财务专职档案员负责,以确保财务档案的保密性。档案馆和财务处共同负责会计档案的鉴定销毁工作。

第三条财务处内部设立会计档案管理岗位,明确职责,建立健全会计档案的内部控制制度。由会计档案管理工作人员,负责会计档案的日常管理工作。所属独立核算单位要明确会计档案管理专(兼)职工作人员。

第四条学校及其所属独立核算单位应当加强会计档案管理工作,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、安全。

第五条学校及其所属独立核算单位应充分利用计算机、网络通信和影像等信息技术手段,推进会计档案信息化建设。

第二章  会计档案内容

第六条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济活动事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。以下会计资料应纳入归档范围:

(一)会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

(二)会计账簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告:包括月度、年度财务会计报告(含会计报表、附表以及财务情况说明书);

(四)其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

第七条学校内部形成的电子会计资料,同时满足下列条件的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定并履行了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案数据被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏等因素的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。

第八条学校从外部接收的电子会计资料,附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名,且同时满足本办法第七条规定条件的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三章  会计档案的立卷和归档

第九条财务处负责会计档案的日常管理,按照归档范围和要求,定期将会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

(一)财务处统一会计档案的装订、立卷要求,统一制作会计档案的封面及装订材料。

(二)财务处、学校所属独立核算单位应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

(三)财务处要建立严格、科学的会计凭证传递程序,严格执行各类会计账簿和财务报告的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范。

(四)会计档案管理工作人员应根据会计凭证的数量每天或定期(原则上最长不超过一个月)进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。

(五)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容。

(六)会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖单位公章、财务负责人的签章。采用财务信息系统生成的账簿,应按月打印出纸质会计档案。

(七)对各类财务报告,应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章或盖章。

第四章  会计档案的保管和交接

第十条财务处当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务处保管1年,再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案馆同意,财务处保管会计档案最长不超过2年。

第十一条所属独立核算单位当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由所属单位保管2年。2年期满后,在财务处的监督下及时移交给档案馆。在暂时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十三条学校以下会计档案应永久保存:

(一)学校及其所属独立核算单位的年度财务决算报告;

(二)学校对外投资的凭证;

(三)会计档案保管清册;

(四)会计档案销毁清册;

(五)会计档案鉴定意见书。

第十四条对永久性保管的会计档案,在装订立卷时应在其封面上注明“永久保存”字样,单独保存。

第十五条财务处、档案馆应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,要防磁、防折。

第十六条学校各单位及财会人员之间交接会计档案,交接双方应当办理交接手续。

第十七条移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

第十八条移交的纸质会计档案,应当保持原卷的封装;移交的电子会计档案,应当将电子会计档案与元数据一并移交,且文件格式符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第十九条财务处和档案馆之间移交会计档案由双方指派人员办理;所属单位和档案馆之间移交会计档案由双方指派经办人员办理,移交工作接受财务处、档案馆指派人员及移交单位负责人监督;所属单位之间因故移交会计档案由双方指派经办人员办理,移交工作接受财务处指派人员和交接双方单位的负责人监督。

第二十条交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后,双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十一条所属单位撤销时,其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案馆。

第二十二条所属单位合并后,原各单位解散或一方存续而其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管,单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍由原各单位保管。

第二十三条所属单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,其会计档案应及时移交档案馆。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

第二十四条所属单位之间因业务移交所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第二十五条已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。

第五章  会计档案的查阅和利用

第二十六条财务处和档案馆应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度,既要方便查阅会计档案,也要保证会计档案的安全。财务处和档案馆应设立会计档案查阅簿,记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十七条会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,已移交档案馆的,经财务处负责人和档案馆负责人批准,尚未移交档案馆的,经财务处负责人批准,方可办理借阅手续,限期归还。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。

第二十八条对涉密的会计档案,未经学校有关主管部门及保密主管部门批准,不得以任何形式查阅或者复制。

第六章  会计档案的销毁

第二十九条档案馆牵头组织财务处、审计处、纪检监察等部门,对会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,已无保存价值的会计档案应当按照程序进行销毁。

第三十条保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

三十一条保管期满的会计档案,除本办法第二十九条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由档案馆会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)由档案馆和财务处负责人、分管财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见;

(三)销毁会计档案时,应当由档案馆和财务处共同派员监销;电子会计档案销毁时,还应当由信息系统管理人员监销;

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,监销情况应报告学校分管财务和档案工作的校领导。

第七章  附则

第三十二条本办法由财务处负责解释,自发文之日起施行。

附件:湖北医药学院会计档案保管期限表

附件:                       湖北医药学院会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

1

原始凭证

30年

2

记账凭证

30年

3

汇总凭证

30年

4

会计账簿

30年

5

月度会计报告

10年

6

年度会计报告

永久

7

会计档案销毁清册

永久

8

会计档案移交清册

永久

9

会计档案保管清册

永久

10

其他会计资料

银行对账单、纳税申报表、银行存款余额调节表等

10年

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